Efficienza ed efficacia: significato e differenze

I termini efficacia ed efficienza, spesso usati indistintamente come sinonimi, riflettono in realtà due concetti ben distinti.
Facciamo un po' di chiarezza a riguardo.
L'efficacia indica la capacità di raggiungere l'obiettivo prefissato, mentre l'efficienza valuta l'abilità di farlo impiegando le risorse minime indispensabili.
Efficacia ed efficienza sono concetti molto importanti nel mondo del lavoro ed in generale nella pianificazione e nel controllo di qualsiasi attività.
Se due atleti si prefiggono di correre i 100 metri in meno di 10 secondi e riescono nel loro intento, sono entrambi efficaci; tra i due risulterà più efficiente quello che avrà raggiunto l'obiettivo con il minimo dispendio di risorse (tempo dedicato all'allenamento e costi per materiale tecnico, allenatore, nutrizionista, integratori ecc.).
Il concetto di efficacia ed efficienza viene espresso anche nell'immagine sottostante, dove il cerchietto indica il punto di partenza e la stellina quello di arrivo, mentre la linea di congiunzione tra i due simboli rappresenta l'insieme di azioni intraprese per raggiungere l'obiettivo (traguardo o punto di arrivo).
Nel primo caso si nota una particolare tortuosità dell'azione, che riflette una spesa di ingenti risorse per tagliare il traguardo; di conseguenza, l'azione è efficace ma per niente efficiente.
Nel secondo caso, invece, il bersaglio viene centrato con l'utilizzo minimo di energia: l'azione intrapresa per raggiungere l'obiettivo è quindi particolarmente efficiente.
Siamo molto efficaci e molto efficienti quando raggiungiamo il massimo spendendo il minimo.

Due regole per essere maggiormente efficaci

Uno degli Autori della letteratura che ha maggiormente influenzato i miei approcci come Life e Business Coach è indubbiamente Stephen Covey.
In uno dei suoi libri di maggior diffusione, “Le sette regole per avere successo”, Covey descrive le regole come il risultato di un incrocio tra tre elementi:
la conoscenza, la capacità e il desiderio.
Tre aspetti che considera fondamentali da sviluppare se si vuole creare una regola:
la conoscenza in cosa fare e perché,
la capacità nel come fare,
il desiderio nel voler fare.
 
La forza delle 7 regole sta nella loro interdipendenza; migliorare in una di esse aumenta la capacità di vivere le altre.
Di queste 7 regole ne evidenzio due che trovo di utile approfondimento ed applicabili in qualsiasi momento e contesto di riferimento personale o professionale.
La regola n. 1: SII PROATTIVO
La regola n.5: PRIMA CERCA DI CAPIRE...POI DI FARTI CAPIRE
 
Regola n.1
L' Essere proattivi secondo Covey è l'essenza dell'essere responsabili.
Essere pro-attivi significa diventare consapevoli della responsabilità delle proprie scelte, basandole su principi e valori piuttosto che su umori e situazioni contingenti.
Le persone proattive sono influenzate da stimoli esterni (fisici, sociali e psicologici) e la loro risposta a tali stimoli si basa su un valore, ed è questa la molla che li spinge nel prendere l'iniziativa.
Sono persone che adottano un comportamento in funzione di decisioni, scelte consapevoli, con la conseguente capacità di subordinare impulsi a valori scelti ed interiorizzati.
 
Valori cardini che sono in grado di creare una linea guida comportamentale:
il valore esperienziale (quel che ci succede)
il valore creativo (quel che creiamo nella nostra vita)
il valore attitudinale (come rispondiamo a quanto ci accade nella vita)
 
L'approccio pro attivo è incentrato sull'essere e utilizza il paradigma che stabilisce che per avere effetto un cambiamento deve prima avvenire all'interno per poi passare all'esterno.
Essere diverso per effettuare un concreto e positivo cambio all'esterno, dall'interiorità per trasformare la realtà esterna (quello che Covey definisce il paradigma dell'INSIDE-OUT).
 
L'azione che scaturisce da questo paradigma è la sfera d'influenza.
Questa area d'azione richiede una messa a fuoco sul proprio essere prima di richiedere che questa messa a fuoco venga fatta sul mondo al di “fuori” del nostro.
La sfera d’influenza è una tipica capacità della Leadership; ed è una sfera operativa che consiste nella capacità di prendere impegni, di fare promesse e di mantenerli entrambi. 
 
Questa capacità è la più chiara manifestazione della proattività, ed è l'essenza della nostra crescita interiore diventando un potente strumento all'interno di ogni processo conflittuale.
 
Attraverso questa risorsa costruiamo una coerenza interiore che ci infonde la consapevolezza dell'autocontrollo, il coraggio di accettare le responsabilità della nostra vita, la forza di carattere per procedere in modo equilibrato verso una costante e maggiore efficacia, quello che il nostro autore definisce essere una parte del “continuum della maturità”.
 
L'approfondimento che rende questa esplorazione davvero interessante è la contrapposizione che evidenzia l’essere PROATTIVI e l'essere REATTIVI., dando la possibilità di scegliere come poter essere.
 
Essere reattivi.
Se il concetto di responsabilità nella persona proattiva è una competenza indispensabile per ottenere il meglio per sé e per gli altri Covey definisce una persona, o un comportamento, reattivo come una modalità che “assolve" la persona da ogni responsabilità, quella che dichiara di non essere in grado di scegliere la propria reazione utilizzando un paradigma deterministico.
Il comportamento si muove quindi in funzione delle condizioni in cui si vive: è un prodotto casuale di situazioni frutto di sensazioni.
I soggetti reattivi costruiscono la loro vita emotiva intorno al comportamento degli altri, sono spinti dai sentimenti, dalle circostanze, dall'ambiente sociale e dal “tempo sociale”.
Il linguaggio dei soggetti reattivi li assolve da ogni responsabilità e diventa quello che viene crudamente definito come una “predizione che tende ad autorealizzarsi”.
La loro sfera d'azione si sposta da quella d'influenza alla sfera di coinvolgimento dove tutti gli sforzi vengono focalizzati su elementi su cui non si possono esercitare un vero controllo e questo genera l'esacerbarsi del loro senso di frustrazione e d'impotenza.
La natura della loro energia è negativa e produce una contrazione, una diminuzione della loro sfera d'influenza.
Se nel mondo proattivo l'approccio è basato sull'essere, in quello reattivo è incentrato sull'avere e il paradigma diventa “Outside in”: quello che è all'esterno deve cambiare prima che noi possiamo cambiare.
Possono sembrare sfumature ma in realtà sono sostanziali differenze attitudinali che modificano il nostro fare e soprattutto il nostro essere e possono cambiare il corso di tante situazioni e soprattutto il nostro modo di viverle.
 
La seconda regola di Covey che voglio collegare alla prima con cui chiuderò l'argomento è la 5 regola.
 
Regola n.5
Prima cerca di capire e poi ti farti capire.
 
Per me che svolgo professione di coach e che ho fatto dell'ascolto, della relazione e della comunicazione, la triade formativa di riferimento è una regola che mi sta particolarmente a cuore.
È la regola alla base della comunicazione empatica:
l'efficacia di tale comunicazione si ottiene solo dall'equilibrio e dall'integrazione fra:
  • il prendere in considerazione chi si ha davanti
  • il farsi coraggio per cercare di farsi capire
 
Prima cerca di capire….
implica un radicale cambio d paradigma che necessità uno sforzo per evitare di:
Ascoltare con l'intenzione di rispondere
Filtrare qualsiasi cosa attraverso i propri paradigmi
Leggere la propria autobiografia nella vita altrui
 
Cercare prima di capire in ambiente medico equivale a diagnosticare prima di prescrivere.
Significa in pratica fare precedere il comprendere riservando la propria opinione alla fine.
Questo è l'anima dell'ascolto empatico: un ascolto che si muove con l'intento di capire e comprendere prima d'ogni altra cosa.
Poterlo fare con efficacia significa entrare nel quadro di riferimento dell'altra persona osservando il mondo in cui gli altri lo osservano per capire i paradigmi altrui.
 
L'essenza dell'ascolto empatico è comprendere l'altro da due fondamentali punti vista:
quello intellettuale (capire cosa pensa), quello emotivo (capire cosa prova).
In genere nella prassi d'ascolto il recettore che è maggiormente attivo è stimolato da ciò che verbalmente sentiamo anche se nel frattempo si adottano quattro distinti livelli d'ascolto:
  1. ignorare, non ascoltare veramente
  2. fingere
  3. ascolto selettivo, solo una certa parte della conversazione
  4. ascolto attento
 
Quello empatico di fatto è una forma superiore di ascolto, si pone al livello più alto rispetto ai quattro livelli cui siamo soliti “ascoltare”.
Ci costringe ad abbandonare il paradigma centrato sull'ascolto autobiografico che tende a dare risposte basate sulla valutazione dell'essere d'accordo o in disaccordo.
Quello che si basa sulla propria storia per capire quella degli altri utilizza nel comunicare interrogativi posti in modalità inquisitoria, (piuttosto che domande d'esplorazione aperte), che nascono dal proprio modo di vedere le cose e fornisce consigli basati esclusivamente sulle proprie esperienze.
Il risultato finale è una chiusura e le energie si dispiegano nello spiegare le motivazioni e il comportamento altrui basandole sulle proprie motivazioni e comportamenti (frutto d'interpretazione).
 
L'ascolto empatico è una capacità che come tutte l nostre altre risorse può essere migliorata e potenziata per rendere sempre più efficace la nostra interazione.
Covey qui fornisce quattro possibili stadi di sviluppo dell'ascolto empatico:
  1. Imitare il contenuto.
È la capacità dell'”ascolto attivo”, induce ad ascoltare quanto viene detto e ripeterlo
  1. Riformulare il contenuto.
Riformulare quanto viene detto con parole proprie. È uno stadio ancora limitato alla comunicazione verbale.
  1. Riflettere un sentimento.
Prestare attenzione a come si sente, agli stati d'animo di colui che parla, rispetto a ciò che si sta dicendo
  1. Riformulare il contenuto e riflettere un sentimento.
Aiutare l'altro a elaborare i suoi sentimenti e pensieri
(Sono passi da compiere e da approfondire presenti come esperienze e come tecniche sia nel coaching che in diverse forme di psicoterapia, in particolare quella che oggi viene definita “terapia breve strategica”).
 
La fase finale di questo processo che è pienamente infulcrato nell'ascolto, nella relazione e nella comunicazione è quello del...”poi cercare di farsi capire”.
 
Occorre presentare le proprie idee in modo contestualizzato, ossia in una profonda comprensione dei paradigmi e degli interessi degli altri sino a giungere a comprendere veramente e profondamente gli altri.
 
Quasi in una sorta di paradosso, occorre capire se di fatto l’altro sia nella sua propria sfera d'influenza e se stia agendo per modificare cose che sono sotto il suo controllo.
In realtà la nostra vera influenza, la capacità di convincere, inizia quando gli altri percepiscono che siete influenzati da loro, che li avete ascoltati sinceramente, attentamente e che in ultima analisi siete aperti alle loro idee.
 
Ritenersi influenzabili dilata lo spazio per una possibile fuoriuscita da un conflitto, e una nuova opportunità di interazione e collaborazione.
Ci sposta dal terreno minato del “giusto e sbagliato“, di quello spinoso del “torto e ragione”, per entrare in una dimensione di sinergia che contiene un livello alto di fiducia e di cooperazione, ingredienti entrambi indispensabili per approdare in ogni caso su terreni più salutari di quelli conflittuali.
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